Hey,

Alvast even vermelden dat ik Belgische ben en dat ze het hier in België graag ingewikkeld maken

Ik heb een webshop (met Magento) en bakstenen winkel onder het zelfde ondernemingsnummer.
Ik moet alle ontvangsten dagelijks in een dagontvangstenboek schrijven. Bedragen van meer dan 250€ of verkopen naar een ander bedrijf moeten apart ingeschreven worden. Aankopen onder de 250€ mag ik gewoon optellen en vermelden als 'dagtotaal'. Telkens moet de BTW moet gesplitst worden (6 en 21% in mijn geval)

Een factuur moet je enkel uitschrijven aan een zakelijke verkoop, maar magento maakt er automatisch een 'factuur' van als de betaling werd ontvangen.
Voor de bakstenen winkel heb ik een apart kassasysteem dat niet gekoppeld kan worden aan magento. Dus als ik daar een zakelijke verkoop heb (wat daar nog vaker gebeurt dan via de webshop) zit ik nog eens met andere facturen. (Ook daar het zelfde probleem met de facturen…)
Op het einde van het kwartaal moet ik dus alle zakelijke facturen bundelen en aan mijn boekhouder bezorgen. Maar de nummering van die facturen klopt dus van geen kanten zoals je wel kan raden.

Hoe krijg ik dit op orde? Mijn boekhouder zegt nog een apart facturatieprogramma te nemen en de zakelijke facturen daar manueel in te geven maar dan heb ik nog eens dubbel werk.
Ben nu de webshop helemaal aan het laten herzien dus het is nu de moment om dat eindelijk eens op orde te krijgen. Maar hoe?

Of dat in België mag weet ik niet, maar ik boek de wekelijkse iDeal/misterCash uitbetalingen op één factuur (genummerd door het facturatieprogramma) met als bijlage de "bonnen" die ZenCat in mijn geval uitdraait. Hetzelfde gebeurt eenmaal per maand met PayPal betalingen en de betalingen via de PIN automaat en de contante betalingen in de winkel. Bij grotere frequentie kun je dat ook wekelijks doen uiteraard.
In NL spreekt de wet van het verplicht nummeren van facturen in reeksen van opvolgende nummers, maar wordt niet gezegd dat dit één en de zelfde reeks moet zijn. (heb ik mij laten vertellen) In NL gaat het de belastingdienst m.i. om een controleerbare, heldere en inzichtelijke boekhouding.

In aanvulling op Bert, die het wat Nederland betreft bij het rechte eind heeft: het draait er met name om dat er geen omzet verzwegen wordt. En dat zou het geval kunnen zijn bij niet-opeenvolgende factuurnummers. Als er namelijk "ineens" factuurnummers zijn verdwenen, kan er ook omzet "verdwenen" zijn. Twee gescheiden oplopende reeksen factuurnummers, met elk een eigen bron, zijn in dat opzicht dus geen enkel probleem.

Het advies van je boekhouder lost niets op. Dan krijgt elke factuur slechts twee factuurnummers: het oorspronkelijke factuurnummer plus het omgenummerde factuurnummer volgens het boekhoudprogramma. Dat is niet alleen dubbel werk, maar maakt het geheel zelfs nog onoverzichtelijker. Dan kun je beter nog chronologisch inboeken: op datum en tijd.

Daarnaast kun je zelfs vraagtekens zetten bij de controleerbaarheid en betrouwbaarheid: je verzint alle "finale" factuurnummers immers zelf, dus je kunt inboeken (en verzwijgen) wat je wilt. Dat lijkt me niet okay. Raar advies.

Wat hij bedoelt is in beide systemen enkel bestelbonnen maken en dan apart en enkel voor zakelijke verkopen een factuur maken in dat aparte programma (of excel ofzo). Voor een particuliere klant moet je geen factuur maken, enkel een bestelbon.
Maar om de verkoop in magento en in mijn kassa af te ronden komt het wel als factuur te staan.
Ik zou dan eigenlijk een bestel en afleverbon moeten hebben en dan enkel voor zakelijke een factuur.
Denk ik... Als ik het goed heb begrepen....

Bij controle kan ik natuurlijk wel alle facturen van particuliere verkopen ook bovenhalen in beide systemen natuurlijk.

Wellicht niet 1-op-1 toepasbaar in België, maar in Nederland kennen we een soortgelijk onderscheid: je hanteert hetzij het factuurstelsel, hetzij het kasstelsel.

Beide systemen zijn primair gericht op het berekenen van de verschuldigde btw. Daarom zou ik zeggen dat het een het ander niet uitsluit: met Magento volgens het factuurstelsel en de winkel volgens kasstelsel zou het dan nog steeds kloppen.