Webwinkel Forum

Hallo,

Ik heb een vraag over de administratie van webshops. Ik heb een Wordpress + Woocommerce webshop, hierin worden dus alle facturen weergegeven en bijgehouden van alle bestellingen.

Daarnaast heb ik een excel bestand waarin ik alle inkomsten en uitgaven bijhoud.

Uitgaand: factuurnummer, datum, leverancier, bedrag inclusief en exclusief BTW

Inkomend: ordernummers, datum, betaaldatum, bedrag inclusief en exclusief bTW

De uitgaande facturen heb ik in een map zitten of online op mijn computer staan
De inkomende orders zijn te vinden online in Woocommerce, is het genoeg om in mijn administratie te verwijzen met het ordernummer? Moet ik alle orderfacturen nog uitprinten of iets anders mee doen?

Mist er verder nog iets aan deze administratie? Ik heb nu namelijk meerdere webshops die ik in hetzelfde bestand bij ga houden, vandaar dat ik er zeker van wil zijn dat ik het goed doe!

Zelf gebruik ik ook WooCommerce; op zich voldoet dat wel maar aangifte doen is niet zo makkelijk als je veel verschillende bronnen hebt (shop, offline en op je pc).

Ik heb zelf gekozen voor Bokbiz om de complete administratie in bij te houden, maar er zijn natuurlijk genoeg andere keuzes. Het voordeel hiervan is (vind ik) dat je in één oogopslag al je gegevens voor de belastingdienst hebt.

Als je er voor kiest om alleen WC te gebruiken, zorg dan voor een héél goed back-up systeem. Als je site crashed wil je immers geen belangrijke gegevens verliezen die alleen in WC stonden ... (ik gebruik zelf een plugin die meerdere malen per dag een back-up van de database maakt en naar een Gmail account mailt).

Bedankt voor de reactie!

Ik gebruik nu de Plugin van Woocommerce om alle orders uit te draaien in een .CVS bestand. Op deze manier heb ik ze dus onder elkaar staan in een Excel bestand.

Maar nu ik alle orders onder elkaar in een rij heb staan, zijn het toch geen facturen meer? Is dat dan genoeg?

leeuwtje schreef:Maar nu ik alle orders onder elkaar in een rij heb staan, zijn het toch geen facturen meer? Is dat dan genoeg?

Je moet inderdaad ook kopieën kunnen overleggen van de facturen die je aan je klanten hebt uitgereikt. En die moeten doorlopend worden genummerd, zodat er niet zomaar wat facturen "verdwijnen".

Ward schreef:

leeuwtje schreef:Maar nu ik alle orders onder elkaar in een rij heb staan, zijn het toch geen facturen meer? Is dat dan genoeg?

Je moet inderdaad ook kopieën kunnen overleggen van de facturen die je aan je klanten hebt uitgereikt. En die moeten doorlopend worden genummerd, zodat er niet zomaar wat facturen "verdwijnen".

Dus mijn webshop software creert facturen/rekeningen van alle orders die binnenkomen. Maar dit is niet genoeg, ik moet van elke bon een printscreen hebben. En uitdraaien in een .CSV bestand zou dus niet voldoende zijn? Of moet je dit importeren in een boekhoudprogramma die daarvan weer een factuur opbouwt?

Weet iemand misschien een goede site waar alles duidelijk staat uitgelegd of een voorbeeld van een webshop administratie die precies klopt? Op internet kom ik alleen maar vage teksten tegen die elkaar tegenspreken, raak er enorm verward van.

leeuwtje schreef:Weet iemand misschien een goede site waar alles duidelijk staat uitgelegd of een voorbeeld van een webshop administratie die precies klopt? Op internet kom ik alleen maar vage teksten tegen die elkaar tegenspreken, raak er enorm verward van.

Belastingdienst - Wettelijke eisen aan elektronische facturen

Kamer van Koophandel - Eisen aan facturen

Het is belangrijk dat je het volgende bijhoudt:

Facturen van klanten
Inkoop facturen
Bank afschriften

Als je dit bijhoudt, kom je heel ver. Meer zul je ook niet nodig hebben

En hoe moeilijk is het om 2 facturen uit te printen? 1 Gaat in een map en 1 naar de klant.
Alles wat inkomt ook, daarbij is het ook nog een mooie back-up.