Webwinkel Forum

Goedemorgen,

Mijn klanten betalen overwegend met iDeal en krijgen per mail een geautomatiseerde orderbevestiging met de bestelde artikelen en het totaalbedrag. Vrij karig.

Ik vind het netjes om een bonnetje mee te sturen en wellicht ben ik dat ook verplicht? Lastig om hierover informatie te vinden. Weet iemand of hier voorschriften voor zijn of hoe doen jullie dit?

Tot nu toe stuur ik een bon met het ordernummer, een omschrijving van de bestelde artikelen, aantal en prijs, verzendkosten en het BTW tarief dat van toepassing is. Daaronder zet ik 'reeds betaald met iDeal'. Als iemand echter een bestelling bij wijze van kado naar een ander adres stuurt is het niet leuk als de prijzen erbij staan. Iemand een suggestie? Dank alvast.

Maarten

Bij de meeste van mijn klanten word een module ingebouwd die al naar gelang, na de bestelling of na het verzenden, een PDF factuur emailt naar de klant.

Wij sturen klanten een geautomatiseerde mail met een pdf van de factuur zodra de betaling binnen is. Bij iDeal, PayPal, creditcard enz. direct en bij bijv. bankoverboeking zodra de betaling is bijgeschreven. Deze factuur printen we ook uit en die gaat bij het pakket.

De klanten krijgen bij de bestelling een mail met daarin de factuur, maar met de bestelling stuur ik er altijd nog eentje mee.

Kunnen ze meteen controleren of de bestelling compleet is.

meertski schreef:Ik vind het netjes om een bonnetje mee te sturen en wellicht ben ik dat ook verplicht? Lastig om hierover informatie te vinden. Weet iemand of hier voorschriften voor zijn of hoe doen jullie dit?

Je bent verplicht een factuur uit te reiken vóór de 15e van de maand die volgt op de maand waarin je de goederen hebt geleverd.

http://www.belastingdienst.nl/zakelijk/ ... tw-13.html

Let ook op de vormvereisten voor facturen, want een (handgeschreven) bonnetje of orderbevestiging voldoet daaraan vaak niet:

http://www.belastingdienst.nl/zakelijk/ ... tw-14.html

meertski schreef:Als iemand echter een bestelling bij wijze van kado naar een ander adres stuurt is het niet leuk als de prijzen erbij staan. Iemand een suggestie?

Daarvoor stuur je dan een pakbon mee, waarop je wel de goederen maar dan niet de bedragen vemeldt. De factuur gaat separaat naar de koper.

Interessante vraag!

Ward: Die factuur mag tegenwoordig toch gewoon digitaal?

Je bent in ieder geval een soort pakbon verplicht inderdaad. Eigenlijk moet je dus vooraf even melden wat er in de verpakking zit maar dat kun je in sommige gevallen dus combineren met je factuur, en in sommige gevallen met de bestelling.

Maar... Je bent wel echt enkele zaken verplicht. Ik had ergens zo'n lijstje, zal nog eens zoeken. Zo ben je nog eens verplicht schriftelijk te melden hoe je retourenbeleid in elkaar zit (enkel je digitale voorwaarden gaat dus niet werken). Wat je achteraf meestuurt is dus afhankelijk van de voorwaarden die je hanteert.

Een factuur is verplicht en mag in een digitaal formaat dat niet makkelijk te veranderen is. Dus PDF is zeker geschikt daarvoor.

Vroeger moest een digitale factuur aan bijzondere voorwaarden voldoen; daarvan was de digitale handtekening in de praktijk de hinderlijkste. In februari 2009 werden de eisen vereenvoudigd en gelden voor digitale facturen dezelfde eisen als voor papieren facturen.

Er is echter één hinderlijke uitzondering:

Belastingdienst schreef:Elektronisch factureren heeft 1 extra voorwaarde. Uw afnemer moet akkoord gaan met de factuur. Dat betekent dat uw klant de elektronische factuur mag weigeren als hij de factuur niet in elektronische vorm wil ontvangen.

Met andere woorden, een klant die bijvoorbeeld geen PDF kan of wil openen, heeft het recht de factuur te weigeren.

Meest praktische oplossing is de digitale factuur toch printen en meesturen in de bestelling. Je hebt dan geen pakbon meer nodig, dus operationeel maakt het weinig uit.

belastingdienst schreef:U kunt een elektronische factuur ook gewoon sturen en kijken wat er gebeurt. ... als een klant uw factuur zonder commentaar verwerkt en betaalt, mag u aannemen dat hij ermee akkoord gaat.

In de praktijk komt het er op neer dat de meeste, vrijwel alle, particulieren geen enkel bezwaar hebben. In een enkel geval zou een zakelijke klant er problemen mee kunnen hebben omdat de klant de factuur niet zelf wil printen.

Op de door Ward aangehaalde pagina van de belastingdienst staat toch

Voor alle leveringen van goederen en diensten aan een andere ondernemer moet u een factuur uitschrijven.

Aan particulieren hoeft u geen factuur te verstrekken.

Als je het factuurstelsel hanteert (in plaats van het kasstelsel) kun je volgens mij niet volstaan met facturen alleen voor zakelijke klanten. Dan worden de verkopen aan particulieren immers niet gefactureerd, waardoor een deel van de omzet (en omzetbelasting) mogelijk buiten de boeken blijft. Vraag is dan meer of je het kasstelsel überhaupt wel mag gebruiken voor een webwinkel, want dat is primair bedoeld voor contante betalingen.