Webwinkel Forum

Beste forumleden,

Op dit moment ben ik mijn administratie in een boekhoudpakket aan het opzetten. Waar ik tegenaan loop is het correct administreren van de betalingen van de Payment Service Providers, en losse verkoopfacturen.

Ik heb een x aantal verkoopfacturen per maand. De betalingen worden bij 2 verschillende PSP's afgehandeld en aan het einde van de maand worden de betalingen op mijn zakelijke rekening gestort. Ook heb ik een Paypal rekening waar een aantal betalingen op worden gestort.

Mijn vragen:
Ik neem aan dat ik de losse verkoopfacturen moet inboeken, maar hoe laat ik dit corresponderen met de maandelijkse bulk uitbetaling van de PSP die op een andere datum plaats vindt?

Moet ik überhaupt zowel de losse verkoopfacturen als de maandelijkse PSP uitbetalingen in de boekhouding opnemen?

Moet ik met een kasstelsel of factuurstelsel gaan werken?

Wat is handig? Kan iemand mij een voorbeeld schetsen?

Hopelijk heeft iemand hier ervaring mee en kan me op weg helpen. Het gaat mij om het principe van boekhouden, dus koppelingen met bepaalde boekhoudsystemen zijn nog even niet relevant.

montagne schreef:Ik heb een x aantal verkoopfacturen per maand. De betalingen worden bij 2 verschillende PSP's afgehandeld en aan het einde van de maand worden de betalingen op mijn zakelijke rekening gestort. Ook heb ik een Paypal rekening waar een aantal betalingen op worden gestort.

Mijn vragen:
Ik neem aan dat ik de losse verkoopfacturen moet inboeken, maar hoe laat ik dit corresponderen met de maandelijkse bulk uitbetaling van de PSP die op een andere datum plaats vindt?

Je krijgt dan meerdere journaalposten. Op het moment dat een factuur wordt betaald, neemt je vordering op de PSP toe. Die vordering wordt voldaan zodra de PSP uitkeert. Je moet die "feiten" beide administreren, zodat uit je boekhouding op elk moment is af te leiden hoe hoog de vordering op een PSP is.

Als de PSP bij de maandelijkse uitkering nog kosten in rekening brengt, zoals meestal het geval is, moet je ook die natuurlijk administreren.

montagne schreef:Moet ik überhaupt zowel de losse verkoopfacturen als de maandelijkse PSP uitbetalingen in de boekhouding opnemen?

Ja, dat moet, maar je kunt daarvoor zelf een stelsel met grootboekrekeningen opzetten. Als je veel orders hebt, is het wel handig om de verkoopadministratie apart te houden en in de hoofdadministratie bijvoorbeeld één keer per week alleen totalen voor de wekelijkse verkopen op te nemen.

montagne schreef:Moet ik met een kasstelsel of factuurstelsel gaan werken?

Het factuurstelsel.

Ward, bedankt voor je reactie. Het is me alleen nog niet helemaal duidelijk.

Je geeft aan dat ik alle verkoopfacturen moet opnemen in de boekhouding, maar vervolgens geef je aan dat een verzamelfactuur handig is.

Met "in de boekhouding opnemen" bedoel ik in deze het digitaal invoeren van de facturen in het boekhoudpakket. Ik houd natuurlijk een aparte map bij met kopieën van de verkoopfacturen.

Moet ik alle 'losse' verkoopfacturen inkloppen (in mijn geval 50-100 per maand) of kan ik volstaan met een verzamelfactuur (iedere maand 1 factuur waarin een verzamelstaat van alle verkoopfacturen is opgenomen).

De andere mogelijkheid die je schetst is om een stelstel grootboekrekeningen op te zetten. Betekent dit gewoon dat ik Paypal en de 2 PSP's als een bankrekening moet gaan beschouwen? De maandelijkse uitbetaling van de PSP is dan een interne overboeking?

Alvast bedankt!

Het hangt van het soort uitbetaling af: de wekelijkse uitbetaling van mijn PSP gaat vergezeld van een soort creditnota van de uitbetaling. Alle iDealbetalingen van die week boek ik op een wekelijkse verzamelfactuur in het boekhoudprogramma, de afschriften van de "facturen"die ZenCart genereert als bijlage erbij, zodat alles weer mooi klopt met het bankboek. In mijn geval komen creditcardbetalingen en andere onlinebetalingen niet zo gebundeld binnen; die boek ik per stuk op een factuur. Mijn klanten zijn voor 99% eindgebruikers, die voldoende hebben aan de "factuur" die het webwinkelsysteem automatisch genereert bij een iDealbetaling.
Ik doe hetzelfde met de verkoopbonnen van contante verkopen en pinbetalingen. Volgens mijn boekhouder (die heel precies is) mag het zo.

Beste Bert,

Bij mijn PSP gaat het ook zo. Een paar vragen:

1. Hoe ziet zo'n wekelijkseverzamelfactuur van je verkoopfacturen er uit? Hoe nummer je die t.o.v. je normale verkoopfacturen?
2. Hoe verwerk je de PSP kosten in je boekhouding die al verwerkt zijn met de uitbetaling van de PSP? (uitbetaling PSP iDEAL= bruto iDEAL opbrengst - PSP kosten)

Alvast bedankt!