Webwinkel Forum

Beste Lezers,

Ik heb een vraagje aan jullie. Hoe doen jullie het samenstellen van een order? Ik zal eerst vertellen hoe wij het doen en ben erg benieuwd of dit sneller kan.

Wij krijgen een bestelling via onze webshop en krijgen dan een email binnen met hierop het adres en wat de klant heeft gekocht. Ik kopier en plak dit in de Dymolabel (een simpele versie), scheur het af en schrijf op de achterkant wat de klant heeft gekocht. Vervolgens hebben we als het geprint is bijvoorbeeld 10 labels met op de rug wat er gekocht is. Vervolgens stellen we een voor een de enveloppen samen en plakken dan de behoren label erop.

Dit werkt aardig snel en netjes. Wij willen namelijk geen facturen uitprinten omdat wij dit per email sturen en hier geen kosten aan willen verspillen en dat het beter is voor het milieu.

Maar jullie voelen de bui misschien al hangen.. Wat als we in Dec in een weekend 80 orders hebben gehad.. Ja dat is dus het probleem. Het kost mij dan zo veel tijd alles uit te printen en erop te schrijven wat mensen hebben gekocht..

Mijn vraag aan jullie, hoe doen jullie dit en er is een snellere methode, zonder factuur uit te printen. En zonder dat op de label staat geschreven wat de klant heeft gekocht.

Ik ben erg benieuwd en kijk uit naar jullie verhalen!

Groeten Jordi

ehm... tablet?

Wij hebben altijd een laptop ingelogd staan op ons systeem. Daaraan hangt een dymo. Zo gauw er een bestelling binnenkomt rolt het label eruit met het adres, en in kleine letters eronder het bestelnummer en wat de bestelling is. Bij het inpakken knippen we de onderkant eraf en plakken die aan de binnenkant van de envelop of doos.

geld en milieu zijn natuurlijk heel belangrijk
maar je bestelling ook, daar hoort toch op z'n minst een knappe pakbon bij

Ja maar wij verkopen artikelen vaak per stuk of per 2 en het zijn kleine artikelen. Daarbij is alles altijd op voorraad, dus vinden wij een pakbon overbodig. Wij leveren een factuur per email met hier alles op en dat leveren wij dan ook netjes.

Maar ik merk dat hierin dus niet een grote snelheid winst te halen is. Want het afknippen van een ordernummer van een label kost ook weer zijn tijd als je 50 orders op een dag hebt.

Ik was gewoon even benieuwd!

Dank voor de reacties.

Bij mij komt de bestelling per e-mail binnen.
* Ik bekijk de e-mail, pak de spullen erbij en doe ze meteen in een doos.
* Dan print ik 2 facturen uit (voor de boekhouding) en 1 pakbon voor in de doos.
* De doos gaat naar het magazijn waar in de loop van de dag nog meer volle dozen bij gezet worden.
* Rond 4 uur pak ik per doos de pakbon erbij en neem het adres over in Myparcel
* Alle verzendlabels print ik in 1 keer uit en plak per verzendlabel de dozen dicht
* Dozen verdwijnen in de bus en worden weggebracht.

Veel handelingen, maar ik zou niet weten hoe het makkelijker kan.

HorseTopShop schreef:Bij mij komt de bestelling per e-mail binnen.
* Ik bekijk de e-mail, pak de spullen erbij en doe ze meteen in een doos.
* Dan print ik 2 facturen uit (voor de boekhouding) en 1 pakbon voor in de doos.
* De doos gaat naar het magazijn waar in de loop van de dag nog meer volle dozen bij gezet worden.
* Rond 4 uur pak ik per doos de pakbon erbij en neem het adres over in Myparcel
* Alle verzendlabels print ik in 1 keer uit en plak per verzendlabel de dozen dicht
* Dozen verdwijnen in de bus en worden weggebracht.

Veel handelingen, maar ik zou niet weten hoe het makkelijker kan.

Meen je dat? Naast het feit dat het inmens veel papier kost (zowel millieu als prijs) is het toch veel efficienter en gemakkelijk om dat digitaal te archiveren.

Ik moet er niet aan denken om hier alle orders tot papieren te archiveren voor de administratie. Heb je binnen de kortste keer het hele magazijn/kamer vol staan.

Inderdaad... Alles hier ook digitaal opgeslagen.
Alleen totaal omzet bedrag word in de administratie opgenomen, niet elke bestelling apart.

Ik MOET 2 facturen uitprinten voor in de boekhouding. Mijn boekhouder heeft dat nodig.
Wat als je controle krijgt? Dan moet je toch je mappen kunnen laten zien?
Misschien verschilt het dat wij naast de webwinkel ook een winkel hebben...

HorseTopShop schreef:Wat als je controle krijgt? Dan moet je toch je mappen kunnen laten zien?

Om die reden heb ik ook jarenlang een extra factuur uitgeprint. Zo gaat het ook bij de administratie van bedrijven die ik goed ken. Heb er in 2012 toch voor gekozen om ze digitaal te bewaren. Bij een eventuele controle dienen ze dan volgens mij nog wel geprint te worden.

HorseTopShop schreef:Bij mij komt de bestelling per e-mail binnen.
* Ik bekijk de e-mail, pak de spullen erbij en doe ze meteen in een doos.
* Dan print ik 2 facturen uit (voor de boekhouding) en 1 pakbon voor in de doos.
* De doos gaat naar het magazijn waar in de loop van de dag nog meer volle dozen bij gezet worden.
* Rond 4 uur pak ik per doos de pakbon erbij en neem het adres over in Myparcel
* Alle verzendlabels print ik in 1 keer uit en plak per verzendlabel de dozen dicht
* Dozen verdwijnen in de bus en worden weggebracht.

Veel handelingen, maar ik zou niet weten hoe het makkelijker kan.

In mijn optiek kan je dit perfect automatiseren!
Wat denk je van onderstaand.

-Pak meerdere orders en artikelen tegelijk voor meer klanten, dit met een barcode scanner.
-Verdeel de artikelen van de diverse klanten direct in de dozen (voorzien van een barcode sticker) er is nu exact bekent in welke doos welk artikel zit.
-Bij inpaktafel (eventueel controleren) scannen van de doos, er wordt direct een verzendlabel geprint (vooraanmelding vind plaats bij vervoerder) Pakbon wordt ook direct geprint.

Wat levert dit op:

-Kans op fouten en het leveren van verkeerde artikelen minimaal.
-Mogelijkheid om meer orders tegelijk te verzamelen.
-Doorlooptijd orders worden gereduceerd.
-Administratieve handelingen minimaal.

Kijk eens op http://www.nubesbv.nl

Voordat wij de logistiek gingen uitbesteden, ging het bji ons zo;

Met 1 druk op de knop rolden alle pakbonnen van alle nieuwe bestellingen uit de printer.
Aan de hand van 1 of meerdere pakbonnen werden de bestelling(en) verzameld. Als ze compleet waren werden ze in dozen gedaan en die werden dan dicht getaped. Dan schreven we het ordernummer op de doos.

Vervolgens, als alles ingepakt was of terwijl dat gebeurde, werden de dozen voorzien van een verzendlabel. Door het ordernummer in te voeren werd de bestelling op "verzonden" gezet en kwam het label er uit rollen. Zo hebben we in de piekperiode meer dan 200 bestellingen op 1 dag gedaan.

Dan moet je toch je mappen kunnen laten zien?

De belastingdienst gaat er van uit dat electronisch gemaakte facturen ook electronisch bewaard worden en niet worden uitgeprint. Mappen met papier is dus helemaal niet logisch.

PaulG schreef:

Dan moet je toch je mappen kunnen laten zien?

De belastingdienst gaat er van uit dat electronisch gemaakte facturen ook electronisch bewaard worden en niet worden uitgeprint. Mappen met papier is dus helemaal niet logisch.

Voor de boekhouding is het echt nodig. Ik moet er 1 in het verkoopboek doen en 1 bij de bankbetalingen.
Mijn boekhouder heeft het zo nodig. Digitaal gaan ze niet mee akkoord.

Wij doen het zo:
- bestelling bevestigen en pakbon printen
- het adres overnemen (copy/paste) in het systeem van MyParcel of op een stickervel voor brievenbuspost
- eenmaal per dag worden alle etiketten uitgeprint en bij de juiste pakbonnen gelegd
- daarna worden de pakjes ingepakt en wordt er meteen het juiste etiket op geplakt

Facturen print ik aan het einde van de maand in één keer uit en dan doe ik ze in een map (vind het erg prettig om het ook in een map te bewaren).

HorseTopShop schreef:
Voor de boekhouding is het echt nodig. Ik moet er 1 in het verkoopboek doen en 1 bij de bankbetalingen.
Mijn boekhouder heeft het zo nodig. Digitaal gaan ze niet mee akkoord.

Misschien tijd voor een andere boekhouder...

Inderdaad is het zo dat facturen ook digitaal opgeslagen mogen worden. Criterium voor de belastingdienst is dat het in een niet (makkelijk) veranderbaar formaat moet zijn (bijv. PDF) en dat je als je controle krijgt ze direct kan tonen/printen/op een USB stick kan meegeven aan de controleur en dat de factuur aan dezelfde eisen voldoet als de papieren factuur.

bron: http://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/c ... factureren

Hoe doe je het dan met PIN bonnetjes in de administratie? Want zeg nou eerlijk wat is het verschil tussen een iDEAL betaling en een PIN betaling (behalve de kosten)?

eentje schreef:Hoe doe je het dan met PIN bonnetjes in de administratie? Want zeg nou eerlijk wat is het verschil tussen een iDEAL betaling en een PIN betaling (behalve de kosten)?

Een individuele iDEAL-betaling die je ontvangt, gaat vergezeld van bedrag, naam, woonplaats en bankrekeningnummer van de klant. Zolang de PSP niet met slechts een verzamelfactuur werkt, is het wekelijks/maandelijks overzicht van ontvangen iDEAL-betalingen dus even nauwkeurig als een bankafschrift.

eentje schreef:
Hoe doe je het dan met PIN bonnetjes in de administratie? Want zeg nou eerlijk wat is het verschil tussen een iDEAL betaling en een PIN betaling (behalve de kosten)?

Er komen nu nog 2 pinbonnen uit ons apparaat. 1 Voor de klant, 1 voor ons. Die van ons gaan ook in de boekhouding.
Ik heb nu een mobiele pin welke steeds problemen geeft, dus ben met een CCV pin bezig. Deze geeft een overzicht per dag, week of maand. Je kan zelf kiezen hoe vaak je hem krijgt.

Ik zal het toch nog eens met de boekhouder hebben over de facturen, want dat scheel inderdaad erg in de kosten (en de natuur) als we er niet steeds 2 uit hoeven te printen.

HorseTopShop schreef:Ik zal het toch nog eens met de boekhouder hebben over de facturen, want dat scheel inderdaad erg in de kosten (en de natuur) als we er niet steeds 2 uit hoeven te printen.

De hoofdregel voor de wettelijk bewaarplicht is heel duidelijk: bewaren moet in de oorspronkelijke vorm.

Belastingdienst schreef:Alle facturen die u verstuurt of ontvangt, bewaart u in uw administratie. Dat is verplicht, want wij moeten uw administratie kunnen controleren. U bewaart de facturen in de vorm waarin u ze hebt verstuurd of ontvangen. Digitale facturen drukt u dus niet af, maar slaat u digitaal op. U bewaart de facturen 7 jaar. Facturen over onroerende zaken bewaart u 10 jaar.

Het staat er expliciet: een digitaal verzonden factuur, bijvoorbeeld een PDF, print je niet maar bewaar je digitaal.

HorseTopShop schreef: Voor de boekhouding is het echt nodig. Ik moet er 1 in het verkoopboek doen en 1 bij de bankbetalingen.
Mijn boekhouder heeft het zo nodig. Digitaal gaan ze niet mee akkoord.

Zou ik ook zeggen als boekhouder. Dit levert hem veel meer werk op dan wanneer het digitaal aangeleverd wordt. Wij hebben per kwartaal zo 1000 webshop facturen en deze worde via een CSV geïmporteerd bij onze boekhouder in Exact online. Het is gewoon bij voorbaat al geen optie om 1000 verkoop facturen te gaan printen. Tegenwoordig lever ik mijn fysieke inkoop en andere facturen ook als één grote PDF in ingescand aan, de boekhouder kan deze automatisch inlezen.

Ward schreef:

HorseTopShop schreef:Ik zal het toch nog eens met de boekhouder hebben over de facturen, want dat scheel inderdaad erg in de kosten (en de natuur) als we er niet steeds 2 uit hoeven te printen.

De hoofdregel voor de wettelijk bewaarplicht is heel duidelijk: bewaren moet in de oorspronkelijke vorm.

Belastingdienst schreef:Alle facturen die u verstuurt of ontvangt, bewaart u in uw administratie. Dat is verplicht, want wij moeten uw administratie kunnen controleren. U bewaart de facturen in de vorm waarin u ze hebt verstuurd of ontvangen. Digitale facturen drukt u dus niet af, maar slaat u digitaal op. U bewaart de facturen 7 jaar. Facturen over onroerende zaken bewaart u 10 jaar.

Het staat er expliciet: een digitaal verzonden factuur, bijvoorbeeld een PDF, print je niet maar bewaar je digitaal.

Oh, maar ik bewaar ze ook digitaal hoor. Ik sla echt alles op. van facturen tot communicatie brieven.

ErwindeB schreef:

HorseTopShop schreef: Voor de boekhouding is het echt nodig. Ik moet er 1 in het verkoopboek doen en 1 bij de bankbetalingen.
Mijn boekhouder heeft het zo nodig. Digitaal gaan ze niet mee akkoord.

Zou ik ook zeggen als boekhouder. Dit levert hem veel meer werk op dan wanneer het digitaal aangeleverd wordt. Wij hebben per kwartaal zo 1000 webshop facturen en deze worde via een CSV geïmporteerd bij onze boekhouder in Exact online. Het is gewoon bij voorbaat al geen optie om 1000 verkoop facturen te gaan printen. Tegenwoordig lever ik mijn fysieke inkoop en andere facturen ook als één grote PDF in ingescand aan, de boekhouder kan deze automatisch inlezen.

Hier heb ik het inderdaad eerder over gehad met mijn boekhouden. Alles per CSV bestand aanleveren.
Ik moet er morgen nog even heen om de kilometer declaratie langs te brengen. Zal het er meteen even over hebben.

Maar..... Wij werken met het programma King. Mijn collega boekt veel in zoals de kas, bank, etc. De boekhouder controleert de boel en doet nog het e.e.a. (Ik heb er 0,0 verstand van)
Dus ik weet nu niet precies meer hoe het zit. Lijkt me dat wij hoe dan ook de facturen uitgeprint nodig hebben. Zou niet weten hoe het anders moet.

Hier gaat het nog een beetje ouderwets. Orders komen binnen per e-mail en worden uitgeprint. Artikelen worden erbij gezocht aan de hand van deze prints en worden ingepakt. Print gaat de boekhouding in.

HorseTopShop en CardExhange, hebben jullie niet zoveel bestellingen? Anders is het toch niet te doen op ten duur.

ErwindeB schreef:HorseTopShop en CardExhange, hebben jullie niet zoveel bestellingen? Anders is het toch niet te doen op ten duur.

Een order printen is geen moeite hoor. Orders bestaan hier typisch uit meerdere verschillende artikelen die individueel niet zo duur zijn maar samen een gemiddeld orderbedrag van €40 opleveren. Zonder een lijst van deze artikelen is een order niet te rapen.

Cardexchange.com schreef:

ErwindeB schreef:HorseTopShop en CardExhange, hebben jullie niet zoveel bestellingen? Anders is het toch niet te doen op ten duur.

Een order printen is geen moeite hoor. Orders bestaan hier typisch uit meerdere verschillende artikelen die individueel niet zo duur zijn maar samen een gemiddeld orderbedrag van €40 opleveren. Zonder een lijst van deze artikelen is een order niet te rapen.

We hebben naast een datastroom nog steeds een papierstroom. Orderpicken en inpakken zijn namelijk gescheiden om fouten uit te sluiten. Orderpicken met barcodescanner en adresetiket printen gaat via een datafeed; daarna wordt bij het inpakken de geprinte factuur/pakbon gebruikt om etiket en zending te controleren. De geprinte factuur/pakbon gaat tot slot mee in de doos voor de klant.

Uiteindelijk is dat ook een antwoord op de vraag waarmee Jordib dit topic begon. Drie dingen kun je namelijk heel goed automatiseren: pakbon printen, etiket printen en de zending doorgeven aan de vervoerder. Het geheel inpakken blijft echter mensenwerk.