Het forum voor de webwinkel eigenaar en bezoeker van webwinkels.

lightspeed ecommerce
lightspeed ecommerce
 
Vossie75
Berichten: 118
Lid geworden op: 06 februari 2011

boekhoud programma met mail/scan en herken (exactonline)

03 mei 2019

Ik start op korte termijn een nieuw bedrijf en overweeg een nieuw/ander boekhoud programma.
Voor het vorige bedrijf werd er gebruik gemaakt van Reeleezee. op zich een prima pakket wat redelijk makkelijk werkt. als je echter internationaal zaken doet zitten er wat tekortkomingen in zoals geen mogelijkheid tot andere valuta, btw afdracht naar andere landen (bij bereiken drempelbedragen) is enkel heel omslachtig mogelijk, btw terugvragen vanuit andere landen is lastig en zo zitten er nog wat tekortkomingen in.
Ook voor de boekhouder was het wat lastiger om daarin te verwerken.

Nu op verzoek van Boekhouder naar Exactonline aan het kijken (heel ver in verleden ervaring mee).
Maar ben me rot geschrokken wat mail/scan en herken bij dat pakket kost.
Kwam bij berekeningen (met uiteindelijk verwachte aantal inkoop facturen) uit op dat de kosten voor enkel de scan en herken functie al konden oplopen tot boven de 500 euro per maand en dat is dus extra bovenop de kosten van exactonline zelf dus.

Dan heb je nog hele rits met externe partijen die dat soort functies aanbieden, die zijn vaak wel wat goedkoper maar toch vaak ook nog wel een 250 euro per maand voor verwachte aantal facturen.
En dan doe ik dus bewust de verkoopfacturen al niet afzonderlijk inboeken.
Maar zie door de bomen het bos ook niet meer bij die aanbieders met wie wat aanbied en tegen welke prijs.

Momenteel betaal ik met Reeleezee nog geen 50 euro voor pakket inclusief onbeperkt scan en herken.
Exactonline zelf is al duurder en mag ook best iets duurder zijn maar had toch gehoopt niet meer als een 45 euro per maand kwijt te zijn aan een onbeperkte mail/scan en herken functie.

Iemand ervaring met exactonline inclusief mail/scan en herken?
Wat betalen jullie en bij welke partij zitten jullie en hoe bevalt dat?

Gaat mij dus enkel om de inkoopfacturen die ik makkelijk vanuit mijn e-mail waar ze binnen komen direct het boekhoud pakket kan inladen.
 
DannyvdM
Berichten: 289
Lid geworden op: 17 juni 2012

Re: boekhoud programma met mail/scan en herken (exactonline)

03 mei 2019

IK heb hier ook Exact Online, ondanks dat ik het een mooi pakket vind, ben ik qua tarief er zeer ontevreden over.

Exact Online kwam er destijds als beste uit qua tarief/kwaliteit, maar als ik het zo bereken, zijn ze de afgelopen 3 jaar ook 10% per jaar duurder geworden.

Scan en herken maak ik geen gebruik van, echter is dit wel mijn ervaring met Exact Online. Om deze reden ben ik eigenlijk ook naar een ander pakket aan het kijken.
 
Vossie75
Berichten: 118
Lid geworden op: 06 februari 2011

Re: boekhoud programma met mail/scan en herken (exactonline)

03 mei 2019

Het tarief van het pakket zelf is het probleem niet (via boekhouder ook korting).
Maar dat dat scan en herken zo duur is verbaast me.
 
frafra
Berichten: 1055
Lid geworden op: 15 januari 2011
Locatie: Breda

Re: boekhoud programma met mail/scan en herken (exactonline)

03 mei 2019

Ik heb scan en herken nooit gebruikt. Wat is het probleem om een factuur als document op te slaan en direct te boeken? Standaard facturen inboeken is nog geen minuut werk. Facturen van inkomende voorraad wel omdat je deze moet matchen aan de bestelde goederen. 
Advertentie

Met Lightspeed eCommerce (voorheen SEOshop) kun je gemakkelijk online ondernemen. Alle dagelijkse kosten regel je vanuit je backoffice. Er is een compleet voorraad-, order- en retourensysteem en de mogelijkheid om pakbonnen en facturen te printen. Je kunt alle geplaatste orders, betaalde of nog te betalen orders tonen, evenals orders die nog geleverd moeten worden. Bekijk de uitgebreide datarapporten om betere strategische (inkoop)keuzes te kunnen maken. Probeer Lightspeed eCommerce nu 14 dagen gratis en vrijblijvend.

 
Vossie75
Berichten: 118
Lid geworden op: 06 februari 2011

Re: boekhoud programma met mail/scan en herken (exactonline)

04 mei 2019

Het probleem is dat je dat gaat vergeten en geen overzicht hebt.
Bij 1 a 2 facturen per dag geen probleem. Bij mij zijn het er nu echter al snel 10 per dag en verwacht dat dat naar de 30 a 40 per dag zal gaan.

Zoals ik nu werk is heel makkelijk en overzichtelijk.
Factuur komt binnen en ik druk op Forward en vul adres van boekhoudpakket in en paar seconde later staat factuur in de boekhouding in inbox.
Hoef enkel nog te controleren en te boeken.
en in e-mail zie ik precies welke factuur ik al doorgestuurd heb en welke niet, dus ook als ik dat b.v. een week lang niet doe dan nog weet ik precies welke ik nog moet doorsturen en kan ik binnen 2 minuten alle facturen van een hele week alsnog doorsturen naar boekhoud systeem.
en hoef niks op mijn pc op te slaan (en gezien de namen van veel facturen die geen enkele herkenning hebben steeds de naam aan te passen bij opslaan) of uit te printen. alles staat helemaal papierloos in de boekhouding.
Ook geen kans dat de hardeschijf stuk gaat of wat anders gebeurd en je al je facturen ineens kwijt bent.

Ik ken mezelf: er is geen tijd om elke keer als een factuur in de mail binnen komt die direct in te gaan boeken (alle werkzaamheden stil leggen, boekhoud programma openen, inloggen, naar juiste pagina gaan, gegevens invoeren enz.)(heb het daar te druk voor om dat 10 tot 40 keer per dag te doen).
Doe je niet direct maar 1 keer per x dagen moet je steeds gaan opzoeken welke je wel of niet gedaan hebt.

Direct kunnen doorsturen en met 1 druk op de knop boeken is vele malen sneller en minder kans dat je wat vergeet of fout doet.

Maar misschien ligt het aan mijn werkwijze hoor maar het bevalt me extreem goed dat direct doorsturen per e-mail.

Merkt nu b.v. al dat de bedrijven die hun factuur niet mailen maar per post sturen erg grote kans hebben dat ze een herinnering moeten sturen voor ze betaald krijgen, hun factuur wordt simpelweg vergeten in te scannen en in het systeem te zetten en dus komt hij niet voorbij in de lijst met nog te betalen facturen.
 
frafra
Berichten: 1055
Lid geworden op: 15 januari 2011
Locatie: Breda

Re: boekhoud programma met mail/scan en herken (exactonline)

04 mei 2019

Wat voor facturen zijn het? Voor zover ik weet kan je een factuur met artikelen niet zomaar inboeken. Mocht dat wel kunnen met scan en herken, dan zou ik dat ook interessant vinden.
Facturen voor inpakmateriaal, internet, huur, etc. kan je in Exact snel boeken. Ga naar de leverancier. ga naar documenten, sla daar de factuur op en klik op direct boeken, klaar.

Bij Exact kan je een factuur niet dubbel inboeken dus mocht je hem een keer 2 keer doormailen dan is dat geen probleem.

Ook wij zijn volledig digitaal en herken het geval van facturen nog via post krijgen. Deze betaal ik direct als ik hem ontvang zodat ik iig niet bang hoef te zijn voor een herinnering en heb dan dus ruim de tijd om hem een keer te scannen en boeken. (een scan gaat bij ons direct naar de e-mail als PDF).

Het klinkt eigenlijk alsof je het erg druk hebt. Dat heb ik ook maar ik heb de luxe om de facturen door te sturen naar een collega die ze dan boekt. De simpele facturen boek ik zelf want, zoals hierboven aangegeven, is dat nog geen minuut werk.

Zal dat scan en herken eens bestuderen.
 
Vossie75
Berichten: 118
Lid geworden op: 06 februari 2011

Re: boekhoud programma met mail/scan en herken (exactonline)

05 mei 2019

Meeste zijn inkoop facturen voor producten.
Maar ik ga niet werken met voorraadbeheer (van exactonline) (99% van de goederen die binnenkomen gaan nog dezelfde dag weer weg) dus is het hetzelfde als elke andere factuur. gewoon de gegevens boeken.
En ja een factuur handmatig inboeken kost mogelijk een minuut, maar dan heb je enkel de gegevens, niet de factuur zelf in exact erbij. die moet je dus nog printen en in een map opslaan, of digitaal in een map op de pc.
en als je 30 facturen per dag hebt x 5 dagen en je boekt 1 keer per week ben je daar dus al snel 2 1/2 uur mee bezig.

Ik zoek dus echt de oplossing om zo vanuit e-mail door naar boekhoud programma te mailen en daar direct een boekingsvoorstel te krijgen die ik enkel hoef te bevestigen.
Maar dat kost via exactonline dus 55 cent (dat is de vanaf prijs, dus bij lagere aantallen blijkbaar nog hoger) per factuur wat echt onbegrijpelijk hoog is.
Maar blijkbaar niet veel mensen hier die werken met een scan en herken functie.
 
frafra
Berichten: 1055
Lid geworden op: 15 januari 2011
Locatie: Breda

Re: boekhoud programma met mail/scan en herken (exactonline)

05 mei 2019

Je slaat de factuur gewoon in Exact op bij de leverancier hoor. Als je dan de boeking oproept dan zie je ook de factuur. Al onze facturen staan gewoon in Exact, wij gebruiken geen papier meer. Wij hebben wel Exact Online Handel Geavanceerd, weet niet of het andere versies anders is.

In de app store staan meerdere aanbieders die scan en herken aanbieden. Ik zie bijvoorbeeld Basecone:

Kunnen gebruikers een gratis proefabonnement aanvragen? Ja
Hoe lang is de gratis proefperiode? 14 Dagen

OPSTARTKOSTEN 
€ 0

VARIABELE PRIJS 
€ 0.29 per verwerkte transactie naar Exact Online

VASTE PRIJS 
€ 1 per maand per administratie
Advertentie

Met Lightspeed eCommerce (voorheen SEOshop) kun je gemakkelijk online ondernemen. Alle dagelijkse kosten regel je vanuit je backoffice. Er is een compleet voorraad-, order- en retourensysteem en de mogelijkheid om pakbonnen en facturen te printen. Je kunt alle geplaatste orders, betaalde of nog te betalen orders tonen, evenals orders die nog geleverd moeten worden. Bekijk de uitgebreide datarapporten om betere strategische (inkoop)keuzes te kunnen maken. Probeer Lightspeed eCommerce nu 14 dagen gratis en vrijblijvend.

 
Vossie75
Berichten: 118
Lid geworden op: 06 februari 2011

Re: boekhoud programma met mail/scan en herken (exactonline)

05 mei 2019

heb die lijst gezien, erg veel aanbieders. maar wat een werk om ze te vergelijken.
Basecone had ik al afgeschreven, nog steeds veel te duur (kom je nog steeds op 250 euro of meer per maand excl exact online).
heb een lijstje met 5 (redelijk) betaalbare  nu nog eens een fatsoenlijke vergelijking proberen te maken tussen wat die partijen nu precies aanbieden en wat de verschillen zijn.
 
frafra
Berichten: 1055
Lid geworden op: 15 januari 2011
Locatie: Breda

Re: boekhoud programma met mail/scan en herken (exactonline)

07 mei 2019

Hoe kom je aan zoveel facturen joh? :)
Als het van leveranciers zijn kunnen ze dan geen wekelijkse of maandelijkse factuur maken o.i.d?

Dat is de makkelijkste, goedkoopste en snelste manier.
 
Vossie75
Berichten: 118
Lid geworden op: 06 februari 2011

Re: boekhoud programma met mail/scan en herken (exactonline)

08 mei 2019

Meerdere leveranciers waar ik 2 keer (en soms vaker) per dag bestel (heeft te maken met werkwijze) en dan vele marketingkanalen in vele landen.
dan loopt aantal snel op.
en nee die leveranciers kunnen geen factuur per week/maand maken helaas, maken gewoon per order automatisch een factuur  met de dan gaan lopende betalingstermijn.
Maar heb nu paar partijen gesproken die kunnen bieden wat ik nodig heb en stuk goedkoper zijn (tussen de 87 en 125 euro per maand voor wat ik bij exact zelf 550 euro per maand kwijt zou zijn.)
zou dus nog steeds aanzienlijk meer zijn als de 45 euro all in prijs (inclusief admin pakket) die ik nu betaal maar zou functioneel iets beter moeten zijn en zou een beter beheersbare boekhouding moeten opleveren.
  • Vergelijkbare Onderwerpen
    Reacties
    Weergaves
    Laatste bericht